Durante il periodo dell’emergenza sanitaria la struttura digitale del sistema Italia è stata stressata dal notevole incremento di richieste di funzionalità digitali a cui non hanno potuto sottrarsi nemmeno le aziende di ogni categoria e dimensione che, spesso impreparate, per i propri dipendenti hanno predisposto rapidamente (sperimentandola a tutti gli effetti) la modalità di lavoro a distanza.
Come spesso succede, un evento anche dannoso, come a tutti gli effetti è la “pandemia” del periodo, impone un “cambiamento” non più procastinabile, se non altro per la sopravvivenza nel momento, che molte organizzazioni hanno colto o coglieranno come un’opportunità per intraprendere un percorso per raggiungere nuovi obiettivi.
Innanzitutto la reazione a questa pandemia ha spinto verso un forte cambiamento culturale: le aziende infatti saranno sempre più obbligate a ragionare in termini di conciliazione tra lavoro e famiglia, dove i dipendenti siano sempre meno “lavoratori” e sempre più “persone”.
La modalità di smart working diventa perciò un modello a cui tendere per competere anche quanto l’emergenza sanitaria sarà terminata.
Teniamo presente poi, che in questa fase di sperimentazione obbligata, si è potuto constatare che i benefici del “lavoro flessibile” sono numerosi e che quindi c’è tutto il vantaggio delle organizzazioni a consolidare tale modalità operativa.
I benefici principali si possono riassumere in :
- Benessere e Soddisfazione per le risorse dell’organizzazione
- Maggiore Autonomia e Responsabilità delle risorse
- Efficienza operativa
- Riduzione spazi operativi e dei conseguenti costi di gestione degli stessi
- Sostenibilità ambientale
- Vantaggio competitivo
ottenibili se il management……coglie l’opportunità di investire sulla digitalizzazione dei processi.
Evidentemente con tale scelta del management oltre a quello culturale, il cambiamento coinvolge l’organizzazione e le competenze del personale.
Remote working e Smart working
È bene precisare che nell’ampia accezione del “lavorare da casa” sono comprese due forme di lavoro: il remote working che corrisponde al telelavoro e lo smart working che corrisponde invece al lavoro agile. Il primo si riferisce allo svolgimento dell’attività lavorativa al di fuori degli spazi aziendali, ma nel pieno rispetto degli orari e con scarsa mobilità (è necessario giuridicamente eleggere un “luogo di lavoro”). Il lavoro agile invece consente lo svolgimento del proprio lavoro dal luogo che il dipendente desidera e con orari flessibili, che gli consentano la conciliazione tra lavoro e famiglia accennato precedentemente. Da questa definizione si deduce che la modalità di lavoro in Smart Working non è banale come quella riconosciuta nell’accezione collettiva che prevede il solo accendere il computer a distanza ed iniziare a lavorare; infatti ciò non è sufficiente ad aumentare la produttività ed a garantire l’efficienza.
Lo smart Working infatti :
- presuppone un modello organizzativo manageriale e non aziendale
- comporta tecnologie abilitanti: non solo la connessione ad internet, ma software applicativi che consentano la condivisione delle informazioni e strutture informatiche che garantiscano costantemente la sicurezza delle informazioni.
- richiede soprattutto la reingegnerizzazione dei processi: modelli organizzativi differenti, tecnologie abilitanti qualificate implicano un cambiamento nei processi aziendali che debbono tenere conto delle diverse modalità di lavoro. Viene infatti a mancare la condivisione fisica degli spazi e la possibilità di scambiarsi informazioni semplicemente alzandosi ed andando alla scrivania del collega, che conduce al ripensamento degli spazi aziendali.
Come affrontare questo Cambiamento?
Le tecnologie digitali abilitano nuovi modi di lavorare e sono un driver fondamentale per lo smart working. Il digitale, infatti, consente di ampliare e rendere virtuale lo spazio di lavoro, nel quale comunicazione e collaborazione sono indipendenti dai luoghi di collegamento utilizzati dai vari operatori.
E’ chiaro che è necessario affrontare velocemente l’automazione dei processi aziendali, anche sfruttando questo particolare momento in cui le risorse tendono a non opporsi al cambiamento, attraverso un approccio sistematico che può essere riepilogato in una serie di attività in sequenza, quali :
- Individuare i processi critici dell’organizzazione
- Semplificare e standardizzare tali processi
- Selezionare ed utilizzare soluzioni di collaborazione e comunicazione con attenzione alla sicurezza delle informazioni
- Adottare sistemi di BPM (Business Process Modeling) per il disegno del processo con la definizione dei comportamenti e delle responsabilità, privilegiando la partecipazione delle risorse aziendali nella digitalizzazione dei processi
- Formazione del personale alle nuove modalità operative
- Attuazione del processo e relativo monitoraggio costante dei risultati
(GVConsult Sas)